為確保碎紙機更耐用和減小故障，以下是碎紙機的基本使用指引和建議
- 定期加油: 每次在清空廢紙箱後加油一次，或每月一次。 如長時間連續碎紙，建議每30分鐘加油一次
- 入紙張數限制：建議每次入紙厚度為最高碎紙張數的6成左右，如是10張80g紙，標示為為每次不超過 6張，也有效減小JAM紙而導致齒輪和刀頭的損壞
- 萬字夾和硬的書釘需可碎到，但建議盡量移除，膠片、膠袋和有標籤的文件 (Label)，必須移除
- 如塞紙時，按 Reverse控鍵退回紙張，如未能退回，絕不建議用交剪等工具，自行清除紙屑，有機會損壞入紙口的感應器 (Sensor)
- 長時間碎紙：建議每碎紙1小時，最小停一小時散熱，減小機械長期運作而對 motor 和零件的損耗
- 如紙箱滿紙提示亮起*，請即清空紙箱，不要強行壓低紙屑，紙屑過高會壓低滿紙 sensor而失靈，可能導致紙屑倒圈回刀頭而引導 JAM 機和零件爆裂
- 自動碎紙機客戶: 所有牌子的自動碎紙機 書釘(已釘厚度超過10頁) 和萬字夾建議移除，會導致上紙器的膠輪損耗而需更換和JAM 紙而致零件損壞等情況
*所有不當使用 (MISUSE) 而導致換零件，這屬人為使用不當之情況 ；而非機件自身潛在之故障 即使首年保用期內，代理商有可能收取更換零件費用
重要提示: (最多客戶壞機的原因之一)
*絕不建議大量碎紙用途： 客戶需處理大量積累的文件或搬 office 等情況 ，一般約 30-60 ream A4 紙 (5-10 boxes A4 紙箱) 或 30-60個 2 吋 BOX file已算是大量，但也視乎碎紙機級別而定，
碎紙機的設計，越大形機種，可應付的碎紙量越高，
維修紀錄顯示，很多客戶錯誤把中小形機作大量碎紙，因中小機的零件耐用性關系，導致超負荷而加速損耗和損壞，甚至發生嚴重故障。
以下是手動碎紙限額建議和參考 (以下是以德國機為準，其他國家生產的機種請查詢我們) :
中小機 (約5千元以下的機種) 約 30 ream 紙以下，
中形機: (約5千-1萬元的機種) 100 ream 紙以下，
大形機 (約1-2 萬元的機種) :約100- 300 reams 左右，
最重形機(約2-3萬元機種): 處理超過 300 ream 紙 (需採用最重形機 才能負荷)
自動碎紙機客戶碎紙限額參考
自動機需可不斷放紙，因大部份自動碎紙機也是中國製造關系，刀頭和零件的堅硬程度不及傳統的德國機
絕不適合大量碎紙用途的情況，即使分開每天碎小量也不建議，會導致零件加速損耗而需更換，參考如下:
小型機種: 不建議超過1萬張紙(約20 ream紙)
中型機種: 不建議超過5萬張紙 (約100 ream紙)
大型機種: 不建議超過10萬張紙(約200 ream紙)
*因為不同產地和品牌的碎紙機耐用性在和機器的狀況有別，以上大量碎紙建議只是供客戶參考
- 為免因超負荷使用 (Overload) 和 (MISUSE)而引致損壞機器 ，這屬人為使用不當之情況 ；而非機件自身潛在之故障 ，在此情況下即時首年保用期內部份代理商也有機會不包括更換零件費用 ，如必須要大量碎紙前，請咨詢我們維修部，已確保機器的狀況可應付所需碎紙量，以免因而導致損壞而得不償失
- 因應客戶要求， 我們提供租機服務解決以上情況，比用自已機碎紙快數倍，還不會碎壞自己部機，歡迎聯絡我們查詢
重要警號
碎紙機因大量碎紙或使用數年後，刀頭會因長期使用而積滿紙碎、油墨，label 和膠片碎等異物，積聚物卡住刀片的轉動，影響motor和刀頭的運轉， 會發出以下的警號:
- 發出特別聲響，如聲量變大，有雜聲
- 碎紙厚度減小，如由新機的10張以上減至 5-6 張或更小，
- 碎紙機會有白色紙粉末釋出，即顯示刀頭內已累積很多紙粉
這是重要警號，建議客戶即時通知我們為機器檢查和保養，否則，長期缺乏加油和合適的維護保養，嚴重甚至損壞刀頭和齒輪等零件。維修費更昂貴。
其他維修保養服務項目 (需另收費，保養客戶 7折優惠)
什麼情況下需要回廠大修預防服務:
- 如你已發現有以上的警號
- 預防碎紙機老化和延長機器壽命，定期每幾年回廠大修和清洗等保養，是防止碎紙機老化的一大方法，缺乏加油、清除紙屑和大洗等保養，碎紙機機件會容易損壞，甚至燒motor等。
如何大洗?
1. 先把刀頭擦省，清除紙屑和膠川
2. 每片分紙隔逐一清除膠水
3. 逐一重新裝配
4. 加油調較
德國機通常較為耐用，超過10年以上，但須適當的深層加油和清洗，使能帶走紙粉等積聚物，並潤滑刀頭，好處如下:
- 減少零件的損壞率和節省換零件費用
- 延續碎紙機的壽命最少2-3年，節省買新機的開支
- 碎紙張數回復到新機的7、8成，提升工作效率
- 機小壞和JAM機，減省行政維護成本
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